Bei der Automatisierung geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, sie für höherwertige Arbeiten freizumachen.
Business Process Automation (BPA) nutzt Technologie, um wiederkehrende Aufgaben und Prozesse auszuführen, bei denen manueller Aufwand zuverlässig ersetzt werden kann. Laut McKinsey 2025 könnten etwa 45 % der Arbeitsaktivitäten mithilfe aktuell erprobter Technologien automatisiert werden, was Unternehmen weltweit potenziell 16 Billionen US-Dollar an Arbeitskosten einsparen könnte. Für einzelne Unternehmen führt ein durchschnittliches Automatisierungsprojekt im Vergleich zu manuellen Arbeitsabläufen zu einer Kostenreduzierung von 40–60 % und einer um 30–50 % kürzeren Prozessabschlusszeit.
Bei x13apps implementieren wir Automatisierungslösungen, die messbare betriebliche Verbesserungen liefern. Hier erfahren Sie, wie Sie BPA systematisch angehen.
Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert sein. Die besten Automatisierungskandidaten weisen gemeinsame Merkmale auf: hohes Volumen und Wiederholung (wird hunderte bis tausende Male durchgeführt), regelbasierte Entscheidungen (folgen einer klaren Logik, nicht einer Beurteilung), mehrere beteiligte Systeme (erfordert Datenübertragung zwischen Plattformen), fehleranfällig bei manueller Arbeit (menschliche Fehler führen zu Nacharbeiten und Ausnahmen) und hohe Arbeitskosten (erheblicher Zeitaufwand für das Personal durch sich wiederholende Aufgaben).
Nutzen Sie die Automatisierungspotenzialmatrix: Bilden Sie Geschäftsprozesse auf zwei Achsen ab – Komplexität (einfach bis komplex) und Volumen (niedrig bis hoch). Beginnen Sie mit Prozessen mit hohem Volumen und geringer Komplexität wie Dateneingabe, Berichterstellung und Rechnungsverarbeitung. Diese liefern den schnellsten ROI und schaffen organisatorische Fähigkeiten für eine spätere komplexere Automatisierung. Dokumentieren Sie vorhandene Prozesse ausführlich, bevor Sie sie automatisieren – die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses führt nur schneller zu fehlerhaften Ergebnissen.
Auswahlmöglichkeiten für Automatisierungstechnologie-Stacks
Wählen Sie Tools basierend auf der Prozesskomplexität aus. Für die einfache Aufgabenautomatisierung (Wenn-dies-dann-das) verbinden Tools wie Zapier, Make (Integromat) oder Microsoft Power Automate Anwendungen ohne Codierung. Für die Dokumentenverarbeitung wie Rechnungen, Formulare und Verträge extrahieren intelligente Dokumentenverarbeitungstools (IDP) wie Rossum oder Amazon Textract Daten mithilfe von OCR und KI. Für komplexe systemübergreifende Arbeitsabläufe orchestrieren BPA-Plattformen wie Appian, Pega oder Camunda End-to-End-Prozesse mit Human-in-the-Loop-Fähigkeit.
Robotic Process Automation (RPA) ahmt menschliche Aktionen auf Computerschnittstellen nach – Klicken, Tippen, Kopieren von Daten zwischen Systemen. Den Daten von UiPath 2025 zufolge haben RPA-Implementierungen eine durchschnittliche Amortisationszeit von 4 bis 6 Monaten und eine Kostenreduzierung von 25 bis 50 % für gezielte Prozesse. Verwenden Sie RPA vor allem für Altsysteme ohne APIs, bei denen eine Integration unmöglich oder zu kostspielig ist. Für moderne Systeme mit APIs bevorzugen Sie aus Gründen der Zuverlässigkeit und Wartbarkeit die API-basierte Automatisierung gegenüber RPA.
Implementierung und Aufrechterhaltung der Automatisierung
Beginnen Sie mit einem Pilotprozess, der über ein hohes Automatisierungspotenzial und bereitwillige Stakeholder verfügt, die sich für die Änderung einsetzen. Definieren Sie klare Erfolgskennzahlen: Zeitersparnis, Fehlerreduktionsrate, Kosteneinsparungen und Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. Laut Deloitte gelingt es 62 % der Automatisierungsinitiativen nicht, über die Pilotphase hinaus zu skalieren, weil Unternehmen das erforderliche Änderungsmanagement unterschätzen. Beziehen Sie die Personen, die derzeit die Arbeit erledigen, in die Gestaltung der automatisierten Lösung ein.
Bauen Sie ein Automatisierungs-Kompetenzzentrum (COE) für Unternehmen auf, die mehrere Automatisierungsinitiativen durchführen. Das COE bietet Standards, Anleitungen zur Werkzeugauswahl, Best Practices und Governance. Überwachen Sie automatisierte Prozesse kontinuierlich – ein Prozess, der beim Start perfekt funktioniert, kann sich verschlechtern, wenn sich vorgelagerte Systeme ändern. Bei x13apps entwerfen und implementieren wir Automatisierungslösungen, die mit den Unternehmen unserer Kunden skalieren. Weitere Informationen zur Automatisierung finden Sie in unseremLeitfaden zur KI-Geschäftsautomatisierung.