L’automazione non significa sostituire le persone. Si tratta di liberarli per lavori di maggior valore.
La Business Process Automation (BPA) utilizza la tecnologia per eseguire attività e processi ricorrenti in cui lo sforzo manuale può essere sostituito in modo affidabile. Secondo McKinsey 2025, circa il 45% delle attività lavorative potrebbe essere automatizzato utilizzando le tecnologie attualmente dimostrate, risparmiando potenzialmente alle aziende 16 trilioni di dollari in costi di manodopera a livello globale. Per le singole aziende, il progetto di automazione medio offre una riduzione dei costi del 40-60% e tempi di completamento dei processi più rapidi del 30-50% rispetto ai flussi di lavoro manuali.
Noi di x13apps implementiamo soluzioni di automazione che forniscono miglioramenti operativi misurabili. Ecco come affrontare sistematicamente il BPA.
Identificazione delle opportunità di automazione
Non tutti i processi dovrebbero essere automatizzati. I migliori candidati all'automazione condividono caratteristiche comuni: volume elevato e ripetizione (eseguiti da centinaia a migliaia di volte), decisioni basate su regole (seguono una logica chiara, non giudizi), più sistemi coinvolti (richiede il trasferimento di dati tra piattaforme), soggetti a errori quando manuali (gli errori umani causano rilavorazioni ed eccezioni) e costi elevati di manodopera (tempo significativo del personale consumato da attività ripetitive).
Utilizza la matrice del potenziale di automazione: mappa i processi aziendali su due assi: complessità (da semplice a complesso) e volume (da basso ad alto). Inizia con processi ad alto volume e a bassa complessità come l'immissione di dati, la generazione di report e l'elaborazione delle fatture. Questi garantiscono il ROI più rapido e creano capacità organizzative per un'automazione più complessa in un secondo momento. Documenta i processi esistenti in tutti i dettagli prima di automatizzarli: automatizzare un processo interrotto produce solo risultati interrotti più velocemente.
Scelte dello stack tecnologico di automazione
Seleziona gli strumenti in base alla complessità del processo. Per una semplice automazione delle attività (se-questo-allora-quello), strumenti come Zapier, Make (Integromat) o Microsoft Power Automate connettono le applicazioni senza codifica. Per l'elaborazione di documenti come fatture, moduli e contratti, gli strumenti di elaborazione intelligente dei documenti (IDP) come Rossum o Amazon Textract estraggono i dati utilizzando OCR e AI. Per flussi di lavoro complessi tra sistemi, piattaforme BPA come Appian, Pega o Camunda orchestrano processi end-to-end con funzionalità human-in-the-loop.
La Robotic Process Automation (RPA) imita le azioni umane sulle interfacce dei computer: facendo clic, digitando, copiando dati tra sistemi. Secondo i dati UiPath 2025, le implementazioni RPA hanno tempi di ammortamento medi di 4-6 mesi e una riduzione dei costi del 25-50% per i processi mirati. Utilizza l'RPA principalmente per i sistemi legacy senza API in cui l'integrazione è impossibile o ha costi proibitivi. Per i sistemi moderni con API, preferisci l'automazione basata su API rispetto a RPA per affidabilità e manutenibilità.
Implementare e sostenere l'automazione
Inizia con un processo pilota che abbia un elevato potenziale di automazione e parti interessate disponibili a sostenere il cambiamento. Definisci chiari parametri di successo: tempo risparmiato, tasso di riduzione degli errori, risparmio sui costi e miglioramento della soddisfazione dei dipendenti. Secondo Deloitte, il 62% delle iniziative di automazione non riescono a superare il progetto pilota perché le organizzazioni sottovalutano la gestione del cambiamento richiesta. Coinvolgi le persone che attualmente svolgono il lavoro nella progettazione della soluzione automatizzata.
Costruisci un centro di eccellenza (COE) per l'automazione per le organizzazioni che gestiscono più iniziative di automazione. Il COE fornisce standard, linee guida per la selezione degli strumenti, migliori pratiche e governance. Monitora continuamente i processi automatizzati: un processo che funziona perfettamente al momento del lancio potrebbe deteriorarsi man mano che i sistemi a monte cambiano. In x13apps progettiamo e implementiamo soluzioni di automazione che si adattano alle attività dei nostri clienti. Per ulteriori informazioni sull'automazione, leggi il nostroGuida all'automazione aziendale basata sull'intelligenza artificiale.