La comunicación clara es la base de proyectos exitosos.
Muchos proyectos fracasan no por problemas técnicos sino por fallas en la comunicación. Una buena comunicación genera confianza, evita malentendidos y genera clientes satisfechos y negocios repetidos. Según un estudio de PMI, el 57% de los fracasos de los proyectos se deben a fallas de comunicación más que a problemas técnicos.
Estas son las prácticas de comunicación que utilizamos en x13apps para mantener excelentes relaciones con los clientes.
Establezca expectativas claramente desde el principio
Defina el alcance, el cronograma, los entregables y la frecuencia de comunicación por escrito antes de comenzar el trabajo. Cree un resumen detallado del proyecto o una declaración de trabajo. Ambas partes deben estar de acuerdo y firmar. La claridad al principio es la forma más eficaz de prevenir problemas posteriores. Especifique exactamente qué se incluye, qué no se incluye y cómo se manejarán los cambios en el alcance.
Establecer canales de comunicación y expectativas de tiempo de respuesta. "Respondemos a los correos electrónicos dentro de las 24 horas hábiles y programamos llamadas dentro de las 48 horas". Documente todo: las decisiones tomadas en las llamadas deben confirmarse por escrito posteriormente.
Utilice un resumen del proyecto escrito
Un informe escrito garantiza que todos estén alineados. Incluya los objetivos del proyecto, el público objetivo, los requisitos clave, los criterios de éxito y cualquier limitación. Comparta y obtenga aprobación por escrito antes de comenzar a trabajar. El informe sirve como única fuente de verdad a lo largo de todo el proyecto. Cuando surjan desacuerdos, consulte el informe en lugar de confiar en la memoria o en acuerdos verbales.
Proporcione actualizaciones periódicas del progreso, de forma proactiva
No espere a que los clientes le soliciten el estado. Envíe actualizaciones de progreso semanales: qué se ha hecho, qué está en progreso y cualquier obstáculo. Un breve correo electrónico o un documento compartido mantiene a los clientes informados y seguros. La comunicación proactiva genera confianza y reduce la ansiedad. Los clientes que se sienten informados tienen menos probabilidades de microgestionar o solicitar reuniones de estado innecesarias.
Maneje los comentarios de manera profesional
La retroalimentación es parte de cada proyecto. Escuche sin ponerse a la defensiva, aclare cuando sea necesario, explique su razonamiento y encuentre soluciones que sirvan a los objetivos del proyecto. Cuando un cliente no esté de acuerdo con su enfoque, primero haga preguntas aclaratorias; a menudo tiene información que usted no tiene. Enmarque las respuestas en torno a los objetivos del proyecto, no a preferencias personales. Un enfoque profesional de la retroalimentación fortalece las relaciones con los clientes.
En x13apps, mantenemos una alta satisfacción del cliente a través de una comunicación proactiva y transparente en cada proyecto.