Açık İletişim Başarılı Projelerin Temelidir.
Pek çok proje teknik sorunlar nedeniyle değil, iletişim kesintileri nedeniyle başarısız oluyor. İyi iletişim güven oluşturur, yanlış anlamaları önler, müşterilerin memnun kalmasına ve işlerin tekrarlanmasına yol açar. PMI araştırmasına göre proje başarısızlıklarının %57'si teknik sorunlardan ziyade iletişim kesintilerinden kaynaklanıyor.
Mükemmel müşteri ilişkilerini sürdürmek için x13apps'te kullandığımız iletişim uygulamalarını burada bulabilirsiniz.
Beklentileri Başlangıçtan Açıkça Belirleyin
İş başlamadan önce kapsamı, zaman çizelgesini, teslimatları ve iletişim sıklığını yazılı olarak tanımlayın. Ayrıntılı bir proje özeti veya çalışma beyanı oluşturun. Her iki taraf da anlaşmalı ve imza atmalıdır. Başlangıçta netlik, daha sonra sorunları önlemenin en etkili yoludur. Nelerin dahil edildiğini, nelerin dahil edilmediğini ve kapsamdaki değişikliklerin nasıl ele alınacağını tam olarak belirtin.
İletişim kanallarını ve yanıt süresi beklentilerini oluşturun. "E-postalara 24 iş saati içinde yanıt veriyoruz ve aramaları 48 saat içinde planlıyoruz." Her şeyi belgeleyin; aramalarda alınan kararlar daha sonra yazılı olarak onaylanmalıdır.
Yazılı bir Proje Özeti Kullanın
Yazılı bir özet herkesin uyum içinde olmasını sağlar. Proje hedeflerini, hedef kitleyi, temel gereksinimleri, başarı kriterlerini ve tüm kısıtlamaları ekleyin. Çalışmaya başlamadan önce paylaşın ve yazılı onay alın. Özet, proje boyunca tek gerçek kaynağı olarak hizmet eder. Anlaşmazlıklar ortaya çıktığında hafızaya veya sözlü anlaşmalara güvenmek yerine özete geri dönün.
Proaktif Olarak Düzenli İlerleme Güncellemeleri Sağlayın
Müşterilerin durum sormasını beklemeyin. Haftalık ilerleme güncellemeleri gönderin: ne yapıldığı, nelerin devam ettiği ve engelleyiciler. Kısa bir e-posta veya paylaşılan belge, müşterilerin bilgi sahibi olmasını ve güvende kalmasını sağlar. Proaktif iletişim güven oluşturur ve kaygıyı azaltır. Bilgilendirildiğini hisseden müşterilerin mikro yönetim yapma veya gereksiz durum toplantıları talep etme olasılıkları daha düşüktür.
Geribildirimleri Profesyonelce Ele Alın
Geri bildirim her projenin bir parçasıdır. Savunmaya geçmeden dinleyin, gerektiğinde netleştirin, gerekçenizi açıklayın ve proje hedeflerine hizmet edecek çözümler bulun. Bir müşteri yaklaşımınıza katılmıyorsa, önce açıklayıcı sorular sorun; genellikle sizin bilmediğiniz bilgilere sahiptirler. Yanıtları kişisel tercihler etrafında değil, proje hedefleri etrafında çerçeveleyin. Geri bildirime profesyonel bir yaklaşım müşteri ilişkilerini güçlendirir.
x13apps'te her projede proaktif, şeffaf iletişim yoluyla yüksek müşteri memnuniyetini sürdürüyoruz.