A comunicação clara é a base de projetos de sucesso.
Muitos projetos falham não por questões técnicas, mas por falhas de comunicação. Uma boa comunicação gera confiança, evita mal-entendidos e leva a clientes satisfeitos e à repetição de negócios. De acordo com um estudo do PMI, 57% das falhas de projetos se devem a falhas de comunicação e não a problemas técnicos.
Aqui estão as práticas de comunicação que usamos na x13apps para manter excelentes relacionamentos com os clientes.
Defina as expectativas claramente desde o início
Defina o escopo, o cronograma, as entregas e a frequência de comunicação por escrito antes do início do trabalho. Crie um resumo detalhado do projeto ou uma declaração de trabalho. Ambas as partes devem concordar e assinar. A clareza no início é a forma mais eficaz de prevenir problemas mais tarde. Especifique exatamente o que está incluído, o que não está incluído e como as alterações no escopo serão tratadas.
Estabeleça canais de comunicação e expectativas de tempo de resposta. “Respondemos aos e-mails em até 24 horas úteis e agendamos ligações em até 48 horas.” Documente tudo – as decisões tomadas nas ligações devem ser posteriormente confirmadas por escrito.
Use um resumo escrito do projeto
Um resumo escrito garante que todos estejam alinhados. Inclua metas do projeto, público-alvo, requisitos principais, critérios de sucesso e quaisquer restrições. Compartilhe e obtenha aprovação por escrito antes de começar a trabalhar. O resumo serve como a única fonte de verdade em todo o projeto. Quando surgirem divergências, consulte o documento em vez de confiar na memória ou em acordos verbais.
Forneça atualizações regulares de progresso - proativamente
Não espere que os clientes peçam status. Envie atualizações semanais de progresso: o que foi feito, o que está em andamento e quaisquer bloqueadores. Um breve e-mail ou documento compartilhado mantém os clientes informados e confiantes. A comunicação proativa cria confiança e reduz a ansiedade. Os clientes que se sentem informados têm menos probabilidade de microgerenciar ou solicitar reuniões de status desnecessárias.
Lide com o feedback profissionalmente
O feedback faz parte de todo projeto. Ouça sem ficar na defensiva, esclareça quando necessário, explique seu raciocínio e encontre soluções que atendam aos objetivos do projeto. Quando um cliente discordar de sua abordagem, faça primeiro perguntas esclarecedoras – muitas vezes ele tem informações que você não tem. Enquadre as respostas em torno dos objetivos do projeto, não das preferências pessoais. Uma abordagem profissional ao feedback fortalece o relacionamento com os clientes.
Na x13apps, mantemos a alta satisfação do cliente por meio de uma comunicação proativa e transparente em cada projeto.