Essere occupati non è la stessa cosa che essere produttivi.
Gli imprenditori hanno infinite richieste di tempo. Quelli che hanno successo non sono necessariamente quelli che lavorano più duramente: sono quelli che lavorano su ciò che conta di più. Secondo uno studio della Harvard Business Review, i CEO che danno priorità alle attività ad alto impatto generano il 400% in più di valore rispetto a quelli che si concentrano sul lavoro intenso.
Ecco le pratiche di gestione del tempo utilizzate dagli imprenditori di successo.
Concentrarsi sulle attività ad alto impatto: la regola 80/20
Identifica il 20% delle attività che producono l’80% dei tuoi risultati. Dai la priorità a quelli. Tutto il resto può essere delegato, automatizzato o eliminato. Tieni traccia del tuo tempo per una settimana: la maggior parte degli imprenditori è scioccata nello scoprire quanto tempo viene dedicato ad attività di basso valore. Sii spietato nel tagliare i compiti che non contribuiscono direttamente ai tuoi obiettivi più importanti.
Ogni settimana, identifica 3-5 attività ad alto impatto che faranno progredire la tua attività. Completali prima di fare qualsiasi altra cosa. Se realizzi solo queste tre cose in una settimana, hai avuto una settimana di successo.
Blocco del tempo: proteggi la tua concentrazione
Pianifica blocchi specifici per diversi tipi di lavoro: lavoro approfondito (attività creative e strategiche), lavoro superficiale (e-mail, amministrazione), riunioni e pianificazione. Ogni blocco riceve tempo dedicato senza interruzioni. Il cambio di contesto è costoso: la ricerca mostra che sono necessari 23 minuti per rimettere a fuoco dopo un'interruzione. Proteggi ferocemente i tuoi blocchi di lavoro profondi.
Pianifica un lavoro profondo durante le ore di picco energetico, la mattina per la maggior parte delle persone. Nel pomeriggio riunioni batch. Controlla la posta elettronica nei blocchi designati (2-3 volte al giorno), non costantemente. Disattiva le notifiche durante il lavoro approfondito. Un calendario ben strutturato è lo strumento di produttività più potente dell'imprenditore.
Raggruppa attività simili insieme
Gestisci la posta elettronica in blocchi designati, non durante il giorno. Creazione batch di contenuti in una mattinata. Riunioni di gruppo insieme in giorni specifici. Il raggruppamento riduce il costo mentale del passaggio tra diversi tipi di lavoro. Ogni passaggio consuma energia mentale, l'accumulo la preserva.
Ad esempio: lunedì e mercoledì sono dedicati al lavoro del cliente. Martedì e giovedì per lo sviluppo del business e il marketing. Venerdì per la pianificazione, le finanze e il recupero. I ritmi settimanali riducono l’affaticamento decisionale su cosa fare ogni giorno.
Impara a dire di no: proteggi il tuo tempo
Ogni sì a qualcosa è un no a qualcosa di più importante. Sii selettivo riguardo a riunioni, progetti e impegni. Il tuo tempo è la tua risorsa più limitata e insostituibile. Di' no alle opportunità che non sono in linea con le tue priorità, anche se sembrano attraenti. I migliori imprenditori sono maestri del rifiuto strategico.
Utilizza un filtro semplice: "Fa avanzare i miei 3 obiettivi principali?" Se la risposta non è un sì chiaro, rifiuta o rinvia. Rivedi trimestralmente gli impegni ricorrenti: valgono ancora il tuo tempo? Noi di x13apps utilizziamo questi stessi principi di gestione del tempo per fornire risultati coerenti ai nostri clienti senza esaurirli.